Integritetspolicy 2018-05-23T08:36:58+00:00

OLIKAs integritetspolicy

På OLIKA är vi måna om att det ska vara tryggt och bra att samarbeta och köpa varor och tjänster av oss. Vi följer den nya dataskyddsförordningen som kallas för GDPR. Här beskriver vi vilka uppgifter vi samlar in, och vad syftet är vilket gör att du kan ha kontroll över dina uppgifter. Vår policy gäller i alla kontakter, när du besöker vår hemsida, när du är med oss på sociala medier eller när vi kommer i kontakt via epost eller om du lämnar uppgifter till oss på annat sätt som vi lägger in i ett datasystem.

Olika är ansvarig för personuppgifter på det sättet som beskrivs i det här dokumentet. Det är vi som ansvarar för att dina uppgifter behandlas enligt gällande lagstiftning.

Du kan när som helst vända till info@olika.nu för att be att få dina personuppgifter borttagna eller dra tillbaka ditt samtycke.

Vilka uppgifter samlas in?
I första hand samlar vi in personuppgifter när du köper en vara eller en tjänst från oss. Exempel på uppgifter vi samlar in är namn och kontaktuppgifter till dig som adress, telefonnummer och mejl. Det gör vi för att kunna leverera varor och tjänster till dig samt för att kunna fakturera dig. Vi ber också om personnummer och om organisationsnummer till fakturaunderlag.

Ibland får vi in till exempel mejladress till dig på annat sätt och då berättar vi om det när vi skickar ut mejl. Du har då möjlighet att enkelt avregistrera dig om du inte önskar fler mejl.

På Olika samlar vi alltså in och registrerar personuppgifter i samband med:
1) köp av en bok, för att kunna leverera och fakturera behöver vi personuppgifter – vi samlar dock inte in mer än det mest nödvändiga, se ovan.
2) när du köper en tjänst, som en biljett till en föreläsning eller en utbildning, för att kunna leverera och fakturera måste vi ha personuppgifter – vi samlar dock inte in mer än det mest nödvändiga, se ovan.
3) när du anmäler dig till vårt nyhetsbrev – då sparar vi endast mejladress
4) när du är författare eller illustratör eller på annat sätt samarbetar med oss och skriver avtal med oss

Varför samlar vi in uppgifter?

1) Leverans, fakturering och service
För att kunna leverera och fakturera våra varor och tjänster behöver vi personuppgifter. Samt för att ge dig som kund en bra service via vår kundtjänst och hjälpa till med felsökning mm. Vi erbjuder dig också som kund att spara och se dina köp genom att logga in och skapa ett konto.

2)  Marknadsföring
Personuppgifter använder vi för att marknadsföra nya titlar och utbildningar och annat som kan vara av intresse för dig som kund eller som potentiell ny kund. Vi skickar ut digitala nyhetsbrev och ber om samtycke, med möjlighet att enkelt avregistrera sig.

3) Administration  
Här hamnar sånt som vi behöver för att bedriva en effektiv verksamhet. Det handlar bland annat om att vi använder dina personuppgifter:
a) när du har e-postat oss, då sparar vi dina kontaktuppgifter (mejl eller annat), för att kunna kommunicera med dig. Detsamma gäller när vi skickar mejl till dig.
b) är du anställd hos oss används dina uppgifter för personaladministration och löneadministration.
c) söker du jobb hos oss sparas dina uppgifter för att kunna kommunicera med dig om du är den vi söker.
d) om du är i kontakt med oss i din yrkesroll sparas information om dig som t ex mejl och roll och funktion, och ditt namn kan förekomma i minnesanteckningar och liknande.
e) I vår ekonomiska administration och uppföljning finns personuppgifter på fakturor, i verifikationer, i avstämningsunderlag, och i kommunikation med berörda parter som bokföringskonsulter och revisorer.

Gemensamt för all information är att vi ENDAST samlar in information som vi behöver. Inget förutom namn, adress, personnummer, organisationsnummer, adress, telefon och mejl. I vår bokklubb samlar vi också in, efter samtycke, förnamn på barn och ålder (xx-xx-xx). Detta är dock inte ett måste utan det går utmärkt att hoppa över just de uppgifterna. För organisationer samlar vi också in eventuella referensnummer och ev. titel/position. Vi samlar alltså inte i någon så kallad känslig information.

Lämnas informationen ut till någon annan?
De enda som vi lämnar ut dina personuppgifter till är de som ska leverera och fakturera det du köper. Vi säljer aldrig vidare uppgifter eller delar dem på annat sätt med någon. Vi jobbar också för att en hög grad av säkerhet och sekretess när vi arbetar med våra partners.

När du köper en bok av oss som privatperson så ber vi dig om namn, adress, personnummer och telefonnummer. Allt utom personnummer skickas sedan vidare till vår samarbetspartner Förlagssystem som i sin tur skickar ut din order med Post Nord eller Schenker. Din order ligger sedan kvar och går att söka på både i vårt system WooCoommerce och i Förlagssystem system med order och leverans.

Inga andra är vi som jobbar kommer åt den information som finns i en order. Vi har en egen server som skyddas med avancerade lösenord och som endast vår tekniskt ansvariga har tillgång till. Förlagssystem får orderinformation via mejl och den informationen sparas i deras system för att kunna felsökas om det är så att dina böcker kommer bort på något sätt.

Som privatperson går dina personuppgifter vidare till Klarna, som också använder ditt personnummer för att kunna fakturera. Dina uppgifter ligger kvar i deras interna system och även i vårt interna system.

När du köper en bok av oss som organisation ber vid dig om namn, adress, organisationsnummer och telefonnummer. Allt utom organisationsnummer skickas sedan vidare till vår samarbetspartner Förlagssystem som i sin tur skickar ut din order med Post Nord.  Din order ligger sedan kvar och går att söka på både i vårt system WooCoommerce och i Förlagssystem system med order och leverans. De sprids inte vidare på något sätt från någon av dessa båda aktörer.

Som organisation går dina personuppgifter vidare till vår egen fakturaenhet, som också använder organisationsnummer och eventuellt ett referensnummer för att kunna fakturera dig. Uppgifter ligger kvar i vårt fakturerasystem som drivs av Visma och finns även kvar i vårt interna system för webshopen WooCommerce.

Hur jobbar era samarbetspartners med personuppgifter?
Som vi skrev ovan så samarbetar vi med ett antal olika aktörer för att kunna leverera böcker och tjänster. Här har vi listat de viktigaste. Förutom dessa så använder vi även Googles tjänster, se ovan, till exempel Google Analytixs. Vi tar också hjälp av en bokföringskonsult Ackes Bokföring som även hanterar Olikas egen löneadministration, och vår revisor är Baks.se.

Här kan du läsa mer om  hur Förlagssystem jobbar med personuppgifter.

Här kan du läsa mer om hur PostNord arbetar med personuppgifter.  

Här kan du läsa mer om hur Schenker arbetar med personuppgifter. 

Här kan du läsa mer om hur Klarna arbetar med personuppgifter.  

Här kan du läsa mer om hur Visma arbetar med personuppgifter.

Cookies, vad är det?
När du använder vår webbplats samlar vi in data via så kallade cookies. Det görs endast efter ett separat godkännande från dig. Då lagras anonym information om vilka sidor som besökts. Det kan vara teknisks information om din enhet och internetuppkoppling, om du surfar via mobil eller dator och liknande. Vi samlar in dessa uppgifter för att kunna anpassa vår webbplats och skapa en ännu bättre upplevelse för dig som intressent och kund. Mer finns att läsa om våra cookies när vi frågar dig om du godkänner och du klickar på ”läs mer”.

Vi använder också Googles tjänster för att driva vår e-handel, till exempel Google Analytics. Och de använder också Cookies. Här kan du läser mer om vad det betyder för dig.

Hur fungerar de rättsliga grunderna?  
För alla behandlingar av personuppgifter ska det finnas en rättslig grund. Vi stödjer oss på följande:
1) Uppfyllande av avtal – vi behöver namn, adress, personnummer och telefonnummer och mejl för att kunna leverera och fakturera varor och tjänster till dig, och därmed uppfylla vårt ansvar för det köpeavtal som ingåtts.

2) Uppfyllande av avtal – när vi samlar in personuppgifter för anställningar, eller om dig som författare eller illustratör, eller andra samarbetspartners med vilka vi skriver avtal med.

3) Rättslig förpliktelse – vi är enligt lag skyldiga att lämna uppgifter till Skatteverket och sköta vår bokföring

4) Berättigat intresse – när det anses okej att använda dina uppgifter i marknadsföringen i vår strävan att göra världen till er en mer jämställd och jämlik plats och det intresset kan anses väga tyngre än ditt eller

5) Samtycke – när du uttryckligen har samtyckt till att vi får behandla dina uppgifter

Om vi använder oss av berättigat intresse som grund kommer vi endast att göra det på det sätt som anges ovan. Du kan när som helst återkalla ett lämnat samtycke genom att kontakta vår kundtjänst. För kontaktinformation se fliken ”Kontakt” på www.olika.nu.

Behandlingen av dina personuppgifter sker enligt gällande lagstiftning och det innebär att dina personuppgifter inte bevaras längre tid än vad som är nödvändigt utifrån syftet med behandlingen. Vi lagrar uppgifterna så länge som vi har en relation med dig. Vid all hantering av personuppgifter iakttas en hög säkerhet och sekretess.

Vilka rättigheter har du som person?
Du har rättighet att påverka vilken information som sparas om dig. Om du anser att något har behandlats på felaktigt sätt kommer vi att göra allt för att rätta till det. Kontakta oss på info@olika.nu eller ring vår kundtjänst (för telefonnummer se kontakt på vår hemsida www.olika.nu) Du har också rätt få information om vilka uppgifter som finns lagrade om dig genom att skriftligen begära detta, eller genom att ringa vår kundtjänst.

Du kan när som helst avstå från att få direktmarknadsföring från oss i mejl eller sms så kan du avregistrera dig.  Det gör du genom att klicka på ”avsluta prenumeration” längst ner i mejlet. Då tas din mejl bort från våra system och vi slutar att skicka information. Du har också rätt att motsätta dig den marknadsföring vi gör baserat på berättigat intresse om du har specifika skäl.

Hur fungerar det med länkar till andra sidor och platser?  
I de fall det finns länkar till tredje parts webbplats är det oftast för att informera om eventuella samarbeten och liknande. Vi har inte kontroll över de uppgifter som samlas in där och därför kan vi inte heller ta ansvar för det.  Vi får istället hänvisa till respektive webbplats.

Hur kontaktar jag er?
För ytterligare information om hur vi hanterar personuppgifter, vänligen kontakta oss på info@olika.nu eller via vår kundtjänst, se fliken ”Kontakt” på www.olika.nu. Vi hoppas att du ska känna dig trygg med hur vi behandlar dina uppgifter och att du vill fortsätta att köpa våra varor och tjänster och samarbeta med oss på olika sätt.

*Olikas integritetspolicy är uppdaterad 180523.